O que é Manual do Fornecedor?
O Manual do Fornecedor é um documento que contém todas as informações e requisitos que envolvem a relação da empresa com o fornecedor. O manual do fornecedor permite que as informações sejam passadas ao fornecedor de forma clara e objetiva, é um documento que sempre poderá ser consultado em momentos de dúvida ou quando novidades surgirem. O manual é um canal de comunicação prático.
Em um manual do fornecedor, normalmente, podemos determinar qual é o objetivo, quais as políticas da empresa e o código de conduta e ética, quais são os requisitos mínimos do fornecedor, licenças, certificações, acreditações, entre outros. Devemos incluir também informações sobre como é o processo de seleção, homologação e avaliação de fornecedores, quais os critérios são avaliados, como é realizada a avaliação. Informe quais os indicadores são utilizados para monitorar os fornecedores, as metas, como são calculados e as consequência e ações quando do não atingimento da meta. Em caso, de reclamações ou não conformidade, esclareça como funciona o processo, como o fornecedor será notificado, quanto tempo ele terá para o retorno, o que é aceitável, o que não é. Por fim, deixe claro todas as formas de comunicação que estão disponibilizadas, nomes, números e e-mails dos responsáveis.
Assim como qualquer documento, o manual deve ser revisado periodicamente e deve se tomar cuidado sobre a correta disponibilização das novas versões. Além disso, entenda que o fornecedor é seu parceiro e, caso ele tenha alguma dúvida ou sugestão de melhoria, ouça-o com atenção e esteja disposto a auxiliá-lo, dentro do possível.
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